Diferentes dimensiones de elaboración de un proyecto y la correcta administración de sus recursos (página 2)

• Los procesos reglados, son todas aquellas actividades y obligaciones que durante el proceso de desarrollo de un proyecto tienden a incrementar o no un objetivo final y su terminología final.

• Las medidas líneales, son las zonas claras de trabajo , de una dependencia , o subgerencia de una determinada empresa subordinadas del equipo principal de trabajo, es decir toma las decisiones que crea convenientes dependiendo del presupuesto que posea.

• Ocupar todo el material anteriormente deasrrollado, en antiguas investigaciones, o proyectos anteriores, con el objetivo de acelerar el trabajo en cuestión minimizando lo más posible el tiempo previsto.

• Un proyecto predeterminado, es decir con la aprobación de los órganos superiores se realizará siempre y cuando cumpla las condiciones prevista y pase por la suficiente comprobación de factibilidad, o sea comprobar su funcionalidad antes de su puesta en marcha.

En la mayoria de empressas y organizaciones éxiste una secció determinada a la resolución y presentación de proyectos, la cual recibe una idea de las esferas superiores y la analiza sí ponerla en marcha o no.

La organización de un proyecto, como lo es desde su introducción como tal hasta su puesta final viene de la mano de varios elementos, riesgos y chances, que deberán ser analizados y comprobados para una correcta puesta en marcha. Muchos de los proyectos propuestos pueden llegar a ser muy complejos y las técnicas que apliquemos en eelos dependerán mucho de la calidad del personal que esté trabajando en ello, es decir se necesitará de una constante actualización de datos e información , así como la mejora en la cualificación intelectual, física, y siquica del equipo en el que se trabaja, ya que la complejiad del proyecto provocará un desgaste en dicho equipo; por lo tanto hay que estar atento a esta realidad y contar con el llamado PLAN B, o un plan de auxilio para evitar el fracaso del tarbajo.

Los diversos recursos tecnológicos, informáticos, y cientificos son unificados en uno solo más las acciones empresariales, no olvidemos que en las empresas se busca un bienestar económico y no soloel cintifico, por eso la constante y ampliada visión cientifico-empresarial dedicada a prestar un beneficio a las diferentes partes por igual.

Muchas veces la correcta aplicación de los conceptos anteriores provoca una crisis de ansiedad en la parte económica de la organización por eltemor a perder parte del presupuesto y no terner un tiempo extra para su reparación, nuevo desarrollo. Por ello laconstante necesidad de contar con profesionales altamente cualificados que estén dispuestos a sacrificar parte su entorno privado, con la recompensa de un trabajo, exitosamente realizado (¿Justo o Injusto?)

1.2 ¿QUE ES UN PROYECTO DE GERENCIA ?

El proyecto de gerencia es la administración de un proyecto, es decir su funcionabilidad, para el cual éxisten muchas definiciones, que principalmente dependen del grupo de administración, grupo de personas hasta la administración como función.

Para poder entender claramente lo anteriormente dicho y diferenciarlo con claridad observaremos los siguientes puntos:

• La función propuesta es una función que identifica un proceso único en el cual constan procesos como las diferentes fases de un plan, la organización, su elaboración y control, los cuales dependen del equipo humano que trabaje en ello para su correcta formulación y cumplimiento de los objetivos propuestos.

• Con la ayuda de métodos profesionales determinamos la Guía sociotécnica de un sistema.

• En el caso de propuestas correctamente definidas hablamos de las tareas realizadas con éxito, es decir han cumplido la mayoria de fases elaboradas y propuestas por su equipo y en cooperación la administración del deasrrollo de dicho proyecto.

Analizando vemos que la administración de un proyecto posee varias facetas, lados y tareas las cuales están intimamente ligadas a una guía y esta depende de diferntes procesos , los cuales bajo condiciones especiales se fusionan dando como resultado el proyecto finalizado.

1.3 PERSPECTIVAS DEL PROYECTO DE GERENCIA

Ciertas condiciones especiales hacen que un proyecto sea diferente de otro aunque contengan en ambas características semejantes. Para poder diferenciarlas claramente dependemos de lo llamado "Campo de Acción", en el cual encontraremos tres diferentes perspectivas que se encuentran en varias clases de empresas y que están unidas mediante una integrada red de preguntas, desarrollo y respuestas al tema fijado en sí.

Las acciones o funciones son las siguientes:

• 1. Función de la empresa y de su administración.

Para la empresa un proyecto no es nada más que una tarea dentro de otras muchas, de las cuales se representan por su comlejidad en su resolución y en la correcta coordinación de lo que poseemos y del manejo adecuado de los recursos presentes y de los obtenidos por la experiencia en proyectos anteriores , los cuales se organizarán dentro de un portafolio de proyecto,el cual consta todos los documentos relacionados con el trabajo actual,es decir una unión de datos prioritarios y con carácteristicas especiales operativas en un tiempo determinado que conlleva a un éxito previsto cumpliendo todas las estrategias llevadas a cabo en su propio desarrollo.

• 2. Función de la dirección del proyecto.

Para todos nosotros el desarrollo del proyecto es en esté preciso instante de la mayor prioridad posible, y el encargado de su desarrollo tiene claramente definido todas las esquinas o lados posibles concretando y sumando las informaciones en mano alcanzar la meta propuesta. Esté encargado de poner en orden todas las ideas cumle la principal función en la resolución de dicha tarea ,de su responsabilidad depende el éxito o no del proyecto, además debe ser el más emotivo y efusivo en todas las correcciones que se necesiten realizar. El jefe del proyecto tiene naturalmente intereses en que el desarrollo del proyecto se realize en un ámbito totalmente transparente y con una claridad comprensible, es decir que sea concreto y en corto tiempo.

• 3. Funciones del los participantes del proyecto.

Los participantes del proyecto no solo deben esperar en cumplir en las determinadas condiciones y tiempos previsto el proyecto en cuestión, sino de aprovechar de esté para obtener frutos personales compensadas económicamente y profesionalmente( puede ser un ascenso dentro de la empresa). No están sometidos sólo a un proyecto pueden ser ocupados en varios que a su vez también actúan simultaneamente en el proceso laboral de una determinada empresa. Están constamente en un punto de alta tensión entre los encargados del proyecto y la administración central de la empresa. Mucho dependerá el rendimiento de dicho personal de las condiciones en las que trabaje y del ambiente en el que se realizé el proyecto, es decir si las condiciones anteriormente enumeradas cumplen lo especificado se puede esperar un éxito rápido y sin muchas complicaciones, Hay que saber cuidar al personal con el que se trabaje.

Al haber enumerado las tres funciones o campos en los que se trabaje el proyecto surgen ciertas especificaciones en los métodos de administración del proyecto.

Para que un proyecto funcione hay que eficientemente definir y clarificar a donde y por done debemos deasrrollar el proyecto y lo más armonicamente posible unirlo con las funciones solicitadas del proyecto. Las diferentes exigencias o pedidos y su prevista puesta en marcha dependerá del punto en el que se comenzo a desarrollar el proyecto tratando de evitar los posibles con flictos que puedan ocurrir con la correcta administración del equipo y material del que se disponga. La cualificación del personal no sólo del jefe sino también de los subordinados es otro papel importante en su desarrollo. Podemos definir algunos puntos:

• Una clara formulación del las metas propuestas.

• La correcta división de las fases de trabajo, su organización, desarrollo y control de las tareas que permitan llegar al final del proyecto.

• Una adecuada dirección y control del personal que trabaje en el proyecto.

• La planificación y control del presupuesto del que se disponga observando de que el volumen disponible alcanze y no sea necesaria un aumento extra de capital.

• Dentro de los instrumentos de manejo en la dirección del proyecto están los permanentes analísis con el único objetivo de cumplir la meta tratada lo más rápido que se pueda y conociendo los riesgos a los que tenemos que afrontar, del cual sus resultados deben ser claro y precisos con diversas alternativas de desarrollo.

Visto todo esto entenderemos que el proyecto debe pasar por diversas etapas y llegar a una sola respuesta, es decir nace de varias ideas, las cuales son agrupadas con un único fin para llegar a una respuesta que satisfaga a todos los involucrados en el proyecto (producto): empresa, mercadi y consumidor.

CAPÍTULO 2

Preparación del proyecto

2.1 LAS IDEAS PREVIAS, DECISIONES Y CHEQUEO PREVIO.

El proceso para la preparación de un proyecto empieza con La idea del Proyecto, y termina con El encargo escrito y definido del proyecto, que está dentro de un concreto plan de trabajo.

En muchos proyectos este proceso será corto, lo que produce una carga burocrática de la cuál no podemos alejarnos, pero sí hacerla lo más aceptable posible para eliminar la perdida de tiempo en su ejecución. Una última idea para el desarrollo de un proyecto es una vieja regla, la cuál dice: "Tal como comienza un proyecto de la misma manera terminará".

2.1.1 La idea de proyecto.

Una idea de proyecto puede contener el deseo expreso del solicitante de dicho proyecto o una especie de resoluciones que pueden ser através de una serie de estructuras predeterminadas como la posible venta del producto a obtener o solamente para entender mejor el comportamiento del mercado antes de introducirlo a la venta. Ciertas pausas previas deben estar de acuerdo a la idea que se va a tratar evitando entrar en el Status Quo, que solamente nos acarreará problemas y retraso en la entrega del proyecto. Para responder a todas esas preguntas nos plantearemos un conjunto de posibles soluciones, las cuales resumiremos de la siguiente manera:

• 1. Una descripción real de la actual situación.

• 2. ¿El porqué será de esa manera resuelto el problema y no de otra forma?

• 3. ¿Que tan eficiente es la actual situación?

• 4. ¿Cómo reconocer las ventajas y desventajas de la actual idea?

• 5. ¿Cómo influirán las desventajas encontradas durante el desarrollo del proyecto y sobre todo en la motivación del personal a cargo?

• 6. Algo importante que se debe tomar en cuenta durante las fases del proyecto es la de asumir todas las responsabilidades del trabajo a realizarse.

• 7. ¿Cómo se desarrollará la situación, sí no se ejecután cambios en la estructura del proyecto?

• 8. ¿Que problemas serán observados si el Status Quo no es alterado?

• 9. Sí nos encontrasemos con desventajas, ¿cómo estás influirán en la empresa y sus trabajadores?

Todo eso quiere decir que si un proyecto se mantiene esté será definido en una siguiente fase. En dicha fase veremos que:

• Por tener a la mano la idea previa, el desarrollo del proyecto no irá sólo más bien tendrá que seguir una Línea de organización en los límites previamente establecidos del resultado de las reglas dadas por el contratante, sin olvidar que esté puede introducir ciertos cambios en el proyecto sin que altere el resultado final.

• Resultaría díficil y complejo que las distintas organizaciones de la empresa, los ejecutivos, los colaboradores, y los agentes externos de la empresa pero afines al proyecto lleguen a un acuerdo general, sí antes no hubierán estado al tanto de las ideas previas al desarrollo del proyecto a tratar.

2.1.2 La decisión para el desarrollo de un proyecto.

Después de la presentación de la idea del proyecto será necesaria la decisión para su desarrollo analizando dos puntos: su ejecución y la manera de hacerlo. Aquí nos encontraremos con una amplia descripción del objetivo a cumplir y la correspondiente autentificación de la empresa que nos encargo el desarrollo de su idea.

En esté tramo analizaremos la viabilidad de su desarrollo y si las ideas que tenmos son realistas o no. Una cosa importante sobre los datos que tenemos es que ellos han sido ya elaborados por el contratante, nuestra tarea es de hacerlos realidad o descartarlos por falta de autenticidad. La predecisión la tomaremos de la sigiente forma:

• 1. Ver si el proyecto lo rechazamos por completo o hacemos cambios para su posible desarrollo.

• 2. Los datos que tenemos desarrollarlos por la línea de organización ya fijada.

• 3. Autorizar de está manera el Proyecto.

Sí la idea de proyecto es aceptada como un proyecto concreto, esté tendra de inmediato un nombre, en algúnos casos un número de proyecto por sí esté es la continuación de otro, o una mejor versión (por ejemplo el deasrrollo de un software), y contará con la supervición de un encargado que pasará a ser el responsable de su completa puesta en marcha.

De cualquier modo todos los proyectos y sus versiones previas poseen ya un dueno, esté es el contratante del proyecto, es decir el interesado en que sté se vuelva realidad y también el equipo que realizará o tratará de ponerlo en marcha.

El contratante es la persona que decide sobre el derecho de deasrrollar o no una idea para que está se convierta en proyecto, y también para detenerlo e interrumpir su ejecución cuando lo estime conveniente.

En proyectos de gran magnitud es neceasria la decisión de varias personas o grupos interesados en una idea a la cual se denomina Consejo de deasarrollo, el cual debe velar por que se cumplan todas las clausulas preestablecidas por los altos encargados de la idea a desarrollar y establecer un límite ejecucional que no se desvíncule de la línea de trabajo por la cual se está encargando dicho proyecto o idea.

Las funciones del Consejo de desarrollo son las siguientes:

• 1. Elegir al Jefe del proyecto.

• 2. Autorizar el Plan de trabajo y su presupuesto.

• 3. Canalizar el trabajo de Agentes externos al pryecto y cocorad sus fuciones con el contratante y con el Jefe designado del proyecto.

• 4. Sí llegase a ser necesario cesar al Jefe del proyecto, por incumplir con los acuerdos preestablecidos antes de la puesta en marcha del proyecto.

Es decir el Consejo de Deasrrollo actúa como una especie de vigilantes los cuáles deven mirar si el proyecto está encaminado por el camino correcto o si a su vez son neceasrios introducir ciertos cambios para que esté continue o no en su desarrollo.

Por consiguiente al existir un consejo de desarrollo,también paralelamente convive un consejo facultativo del cuál no se obtienen decisiones fundamentales, más bien actúa como un CONSEJERO (consejeria de apoyo); es decir sus funciones so las de aconsejar y apoyar al equipo de trabajo pero no intervenir en la escencia del mismo. Las dos formas de consejerias se mantinen unidas por que en la primera actúan los mandos principales de la empresa y en la segunda los subordinados que realizan el trabajo, vinculados entre sí por la función del conesjero.

Dentro del segundo grupo encontramos al jefe del proyecto del cual dependera el éxito o no del proyecto en el que se esté trabajando. Sus funciones son las siguientes:

• Culminar exitosamente el proyecto en el que se este trabajando.

• Tratar de eliminar los posibles riesgos que puedan aparecer en el desarrollo del proyecto, evitando que no influyan en el contenido mismo del proyecto.

Igualmente una función del jefe de proyecto es la de no utilizar el proyecto como idea propia, todo lo contrario es la de actuar como interlocutor entre las diversas partes: los altos mandos gerenciales y las consejerias de deasrrollo y de apoyo para obtener todas las ventajas y acelerar el proceso laboral partiendo de la base ya existente, es decir del pre-proyecto presentado para su desarrollo. Además vemos que esté proceso se formara como un triángulo equilatero en el que todos los lados sean iguales y a la vez estén unidos entre sí.

Durante la preparación del pre-proyecto atenderemos principalmente a los recursos a utilizar tanto como técnicos, administrativos, económicos, húmanos y adicionalmente recursos legales tanto para la introducción del proyecto como para la puesta en marcha del mismo. Resumiendo la principal función del pre-proyecto es la de presentar debidamente el pedido del proyecto apoyandose en todas las normas conocidas.

2.2 META DEL PROYECTO Y SUS RESPECTIVAS FASES

Al abordar esté tema nos preguntaremos el porqué es tan importante de una manera anticipada formular los diversos objetivos al que expondremos al futuro proyecto. Dichos antecedentes se encuentran entrelazados mediante la cadena ya explicada en el parrafo anterior(Las consejerias y el jefe del Proyecto). Nos basaremos en los siguientes aspectos:

• 1. Determinar anticipadamente las posibles fallas a las que nos expondremos y corregirlas.

• 2. La presentación de unas metas precisas y transparentes que estén dentro de un marco comercial adeduado.

• 3. Porqué el proyecto debe presentar y necesita estar cualitativa y cuantitativamente analizado.

• 4. Porqué el proyecto necesita encontrarse dentro de los límites propuestos para su correcta planificación y puesta en marcha.

• 5. Al revisar su trabajo analizar si los cambios que se introducirán en el proyecto, siempre y cuando sean necesarios, afectarán en el contenido mismo del proyecto y por consiguiente ver su futura factibilidad.

Además veremos como es posible una medición de los fáctores externos o internos que produzcan interrupciones en el proceso de desarrollo del proyecto, es decir trataremos con diversos criterios que posibiliten presentar los objetivos deseados con todos los detalles posibles. El objetivo final a obtener lo demarcaremos al estudiar loas siguientes preguntas:

• ¿Qué se pretende lograr?

• ¿Cómo se puede deasrrollarlo?

• ¿Cómo medir los logros alcanzados?

El jefe del proyecto debe tener en cuenta que sobre sus hombros pesara todas las consecuencias sí el proyecto no alcanza el objetivo deseado. Sí algún proyecto llegase a fracasar podemos decir que todo se debe la no exactitud o a la fallida presentación del pre-proyecto, por la no oportuna descripción de la meta esperada.

Por eso diremos que: "Las metas y obletivos deseados no solo deben ser la presentación de los deseos, más bien deben estar fuertemente vinculados y comunicados con los diversos fáctores con los que nos encontremos"

2.2.1 ¿Qué meta deseo alcanzar?

La mejor manera de formular las metas propuestas es simplemente describir con exactitud las ventajas y los riesgos a los que estaremos propuestos durante la presentación del trabajo y su posterior desarrollo, con todas las herramientas que se encuentren a nuestra disposición y con una debida comprensión húmana.

De una manrea teorica hay que describir los caminos que ya poseemos y su posible vinculación con el objetivo final por lograr. Los caminos que tenemos y las metas por alcanzar están siempre abiertas y se deben encontrar en un punto flexible para su futura tilización.

Naturalmente las metas formuladas son dependientes de diversos aspectos económicos, financieros y enmarcados dentro de un lapso de tiempo determinado del cual no podremos sobrepasarlo, todo lo contrario hay que encontrar el rol en el que estos sean operativos y funcionales.

Para esto sabemos que éxiste un cierto nível deseado, mientras más bajo sean las metas por alcanzar es con seguridad que el proyecto tendrá éxito. No con esto decimos que sea bajo el nível del proyecto sino que sus objetivos ya de por sí son claros y precisos. Simplificando lo antriormente dicho diremos que mientras más claro sea el campo de trabaja hay más posibilidades de que esté resulte exitoso y productivo, los fáctores que están en operación se tratan de complimentar con los fijos, que ya poseemos, ya sea por ser parte de algún proyecto anterior, o por la correcta aplicación de las ventajas estudiadas en el pre-proyecto. Así mismo es fundamental que el equipo que esté trabajando en el proyecto colaboren mutuamente uno con el otro para evitar pedidas de tiempo en discusiones que a veces solo son el tesultado de la falta de comunicación enrte los diversos grupos de trabajo del equipo y también con los mandos superioers que controlan la puesta en marcha del proyecto en cuestión.

La meta final se puede alcanzar si los fáctores: Técnico-cualitativo, económicos de coste y el fáctor tiempo-exactitud en la entraga del proyecto, están ligados uno con el otro dependen mutuamente y coexisten hasta el final del trabajo.

Los objetivos finales deben ser claros, reales y precisos para todos los integrantes del equipo y en todo momento predescibles, para evitar perdidas innecesaroias de tiempo. Si queremos evitar incoherencias procuraremos que los objetivos finales y los objetivos parciales estén completamente descritos y en todos sus aspectos bien documentados. La meta del proyecto debe estar confirmada de manera escrita.

2.2.2 ¿Cómo alcanzar la meta?

Al resolver está incognita diremos que los proyectos no se encuentran en un espacio libre, sino que están bajo directa influencia de instituciones, personas y diversas clases de le4yes o reglamentos. Ellos son interdisciplinarios y están derivados desde diferentes secciones y por diferentes clases de equipos. En el caso que una meta u objetivo no esté claramente descrito nos encontrariamos con un Conflicto Potencial, algo que debemos evitar de cualquier modo.

Dichas influencias son el producto de:

• Las diversas interacciones que se produzcan con los alrededores, donde se desarrolla el proyecto influyen de manrea directa en su desarrollo.

• Al tratar con esté nuevo campo utilizaremos tácticamente y correctamente las diversas acciones y conocimientos que tengamos en es campo de trabajo. También los elementos que se encuentran alrededor poseen determinados objetivos, los cuales deben aportar, en cierta medida, claves para su resolución final.

"La similitud de las metas del proyecto específico con las parciales nos facilitarán su completo desarrollo, objetivos contrapuestos nos perjudicarían". .

Al formular la estructura del plan de proyecto observemos cuidadosamente en que momento los objetivos parciales y totales que a la vez deben ser comúnes, encuentran su sitio y conjuntamente resuelven las diferentes partes del trabajo a tratar.

De manera irónica también acotamos que todo proyecto puede fracasar si los objetivos propuestos no son claros y a la vez están en permanente cambio entre el jefe del proyecto y la dirección superior del proyecto, produciendose cambios en el equipo de trabajo conllevando una desmotivación y una permanente inseguridad al tratar esté tema.

Es muy díficil de una manera rápida describir o medir el éxito del proyecto. Ello se consigue cuando las peticiones de los mandos superiores han descrito ampliamente sus deseos y el equipo que trabajará en ello ha asimilado cautelosamente lo expuesto acentuando en la correcta formulación las metas por trazar y que se desean alcanzar. Con todo eso el objetivo final se vuelve real y por lo tanto trataremos de resolverlo manteniendo siempre en mente que se trabajará con:

• 1. Una calidad determinada, no rebajando su contenido.

• 2. En un tiempo fijo, sin sobrepasar lo previsto.

• 3. Bajo el control económico y financiero del que disponemos (interno y externo).

2.3 RESOLUCIÓN Y REALIZACIÓN DEL PROYECTO.

Al introducirnos en está área observaremos las formas de desarrollar los diversos proyectos que tengamos que administrar y resolver para lo cual ampliaremos nuestros conocimientos en un tema importantisimo: "El proyecto, y su plan de etapas"

El camino que recorre un proyecto se puede dividir en tres fases que son:

• El inicio del proyecto.

• El desarrollo del proyecto.

• La revisión y entrega del proyecto.

2.3.1 El inicio del proyecto.

En está fase analizaremos desde las primeras ideas que dispongamos hasta la puesta en marcha del proyecto en sí atravéz de las diferentes condiciones y consejos que tengamos desde la fuente interesada en el desarrollo del proyecto. Adicionalmente en esta etapa serán de gran importancia los primeros pasos que asumamos para lograr encajar el proyecto en un camino correcto. Dentro de esté sistema contamos con:

a.- La idea de proyecto y la busqueda de las primeras informaciones, obteniendo la solicitud del proyecto.

b.- Los primeros bosquejos del proyecto y su plan de trabajo-autorizar el comienzo del proyecto.

Con estás primeras bases se obtendrá una principal fuente de información de la cual se analizará posteriormente los diferentes contenidos que esté tendrá y en que momento serán necesarias más ayudas exrternas.

2.3.2 El desarrollo del proyecto.

En está fase será de gran importancia que el único plan de trabajo contenga todas las informaciones acumuladas, los diferentes subtemas sean parte del proyecto único y que en cada fase, en cada parte del proyecto los resultados que se obtengan posean una sola finalidad: el éxito final.

Aquellos datos formarán parte, y a la vez no dependerán de los organismos que solicitaron la resolución del proyecto, todo lo contrario se enriquecerán con las aportaciones e ideas que anadan los responsables del proyecto y sus contratantes.

"El plan de trabajo es la principal herramienta que tenga un proyecto , el cual solo con una mirada describa la escencia del proyecto y su finalidad, ademásde indicarnos la clase depersonal que trabaje y su costo en materia económica, vialidad y funcionabilidad manteniendose dentro de un lapso de tiempo determinado."

En muchas instituciones u organizaciones esté plan de trabajo ya se encuentra determinado variando solamente la finalidad del nuevo producto. Si a estos preproyectos anadimos un poco más de: ¿Que sería sí….?, podriamos analizar nuevos métodos de resoluciones que nos lleven al mismo resultado pero quizás en un menor tiempo del determinado, o mejorando la calidad final del nuevo producto sin salirse de la línea propuesta.

2.3.3 La revisión y entrega del proyecto.

La entrega y revisión del proyecto es de una importancia semejante a las dos anteriores étapas con la diferencia que con está fase estaremos poniendo en funcionamiento el nuevo producto y sus diversas derivaciones.

En su presentación contaremos con varios aspectos como:

• 1. Presentar toda la información de lo trabajado.

• 2. Dar de baja al equipo que trabajó en su realización.

• 3. Dar fé de las conclusiones y resultados obtenidos, que servirán para futuros proyectos o en algunos casos reestructurar los pasos preliminares para evitar repeticiones innecesarias en el desarrollo de temas parecidos, es decir mejorando su calidad.

Junto con la presentación del trabajo final se efectuarán unas últimas sesiones de trabajo, en la que se indique la calidad de trabajo, calidad en sí del proyecto. Demostrando con que responsabilidad se ha trabajado durante el desarrollo del proyecto y ver si hemos estado a la altura de las peticiones iniciales del contratante.

Además antes de su presentación final podemos hacer pequenos cambios que no sean escenciales como ver si el nombre del proyecto es el edecuado o si el objetivo final está acorde con su nombre, son cambios semánticos o de lenguaje más no de estructura. Una buena redacción del proyecto tratado es un: INFORME EXCELENTE.

CAPÍTULO 3

El proyecto final, afinamiento, planificación y desarrollo

Después que el proyecto ha sido autorizado y tengamos a nuestro alcance una idea previa de: un plan de trabajo a seguir, una idea de su presupuesto y la manera en que esté deberá terminar nos queda por afinar su estructura de recursos y costes lo más exacto posible o lo necesariamente posible para analizar los riesgo y decisiones que asumamos.

3.1 Tiempos de realización, recursos y costes.

Por debajo del presente título veremos como se distribuyen los diferentes fáctores presentes en un proyecto: tiempo, información y financiamiento. Éstos están agrupados entre sí por medio de un lazo común: la meta propuesta, es decir el objetivo que se desea obtener y si esté, el presente proyecto es uno sólo o parte de un gran sistema.

3.1.1 La planificación del tiempo.

En un proyecto único el jefe del proyecto es el encargado de detallar los diferentes paquetes de trabajo, es decir definir un tiempo determinado para cada parte del proyecto. "El jefe del proyecto es el que decide, naturalmente con el cocenso de los responsables de que el proyecto se ponga en marcha, hasta que nível se debe desarrollar el proyecto y llegado el momento sí este debe detenerse."

Toda información disponible, y que deba formar parte del trabajo investigativo depende del fáctor tiempo, del cual estamos tratando y para ello analizamos desde que y hata que punto desiemos llegar, es decir estamo enmarcados en un límite propuesto( la función de comienzo y final ). Está consideración será posible sí:

• Un proyecto se puede dividir en pequenos subproyectos dependiendo de la factibilidad y carácteristicas técnicas que tengamos.

• Y sí las condiciones lógicas dependientes de los paquetes de trabajo definidos están encaminadas para la obtención de la meta final.

Por cosiguiente si el presente proyecto es parte uno más grande es necesario analizar desde el comienzo en que parte del proyecto mayor nos encontramos y como estamos unidos a él, es decir si para la resolución del proyecto mayor somos más o menos importante y como nos relacionamos- nuestro tiempo de resolución forma parte del conjunto mayor, o sea si nosostros nos retrazamos podriamos retrazar el proyecto mayor o en el peor de los casos echarlo a perder

Veamos ahora como influyen los diferentes tiempos de entrega de un subproyecto en uno más grande y asu vez en lo que se denominan multiproyectos, es decir un proyecto del que se obtienen varios resultados, como en una ecuación de grado variable, pudiendomser simple o compuesto.

La estructura final de un proyecto, su esqueleto se define por varios puntos de vista y sustiempos de realización son variables, es decir dependen directamente de los resultados a obtener. Sí uno es el jefe de un proyecto en el que están involucradas varias empresas o departamentos formularemos lo que se llama "Plan común de trabajo", en el que constarán lasc diferentes etapas y sus corrspondientes divisiones y como estás se entrelazaran con los diferentes suproyectos presentes para poder entregar un solo rasultado. Sí este esparte de otro proyecto podriamos a la vez estar hablando de un Multiproyecto, en el cual se necesita de la utilización de los paquetes informativos y de las nuevas tecnologías para poder desarrollarlo, es decir hablamos de un proyecto de carácter global, tal puede ser la labor administrativa de un gobierno para la entrega de un resultado a los habitantes de esa región en la que juegan la responsabilidad varios ministerios.

Tanto como para el multiproyecto, como para un único contamos con un plan común en el que el jefe del proyecto es el encargado de exponer los tiempos de entrega del proyecto, cuando se inicia y cuando esté terminará, tomando en cuenta los fáctores técnicos que estén presentes, las diferentes coorinaciones con los demás grupos de trabajo y también con los responsables de que sté proyecto esté en desarrollo. La comunicación constante entre los diversos grupos de trabajo será necesaria y así evitaremos una perdida de tiempo innecesaria.

En el gráfico superior vemos como aproximadamente se desarrolla un plan común de trabajo en el que constan las diferentes etapas, y sus tiempos de duración es decir una etapa cualquiera no puede sobrepasarse de su límite propuesto ya que estariamos arriesgando el resultado del proyecto.

Si esté es un multiproyecto veremos como el gráfico anterior pasa a formar parte de otro más grande y quizás este de otro es decir los tiempos aplicados y suscarácteristicas especiales son parte del gran proyecto, pero toda esa información será acumulada de una manera única y especial, pero encarriladas en un sólo resultado: el gram proyecto.

Generalmente los multiproyectos son resuelto por partes y luego inidos como en un rompecabezas del que conocemos de antemano cuando esté comienza y cuando debe terminar, además de ayudarnos por los nuevos soportes informáticos en el que los diversos gráficos de trabajo ya están preinstalados y solo tenemos que rellenar los diversos espacios que disponemos dependiendo de la magnitud del proyecto y de la calidad del equipo con el que trabajemos. Más adelante se analizará la calidad del personal con el que trabajemos : el fáctor húmano.

Por otra parte hay que notar y recalcar que se posse una nomenclatura única y específica para cada parte del proyecto o subproyecto, un determinado tipo de ingreso de datos, dependemos de los fáctores externos e internos para la realización del proyecto, el plan de trabajo general depende también del tiempo estimado o propuesto en su desarrollo y también que actualmente sin la ayuda de la informática no podemos dar pasos rápidos, la investigación se acelera con el uso de dichos sistema: el tiempo se ahorra de manera productiva.

3.1.2 La planificación de los recursos.

Por recursos entenderemos los fáctores de trabajo que poseemos y los medios empresariales presentes en el proyecto a tratar , veremos como se utilizán y como estos influyen en el resultado del proyecto, no en el fáctor tiempo pero sí en la calidad final del tema.

Los recursos pueden ser directos e indirectos y se desenvuelven de una manera ordenada al tratar punto por punto cada tema en cuestión preguntadonos de que clase son estos, cuáles recursos utilizaremos primero y cuáles serán rechazados, la capacidad de asimilación de éstos con el equipo de trabajo y los costes que se presentarán por la aplicación de véstos.

A la pregunta de como y de que clase estos son, se responde fácilmente, y su disponiblilidad es a la vez analizada por todo el equipo y por los contratantes del proyecto. Los recursos tecnológicos de comunicación son muy utilizados dirante todo el proyecto, com puede ser: la comunicación telefónica entre los miembros del equipo, la administración burocrática del proyecto, el uso de la informática (correo electrónico, foros sociale, intranet de las empresas, etc.) y por último como fáctores externos el ambiente en el que se dasrrolla el proyecto, la vida privada de los trabajadores del proyecto y su influencia con esté. Si el equipo está motivado prácticamnete habrá éxito, de lo contrario tendremos que superar esos obstáculos provocando una perdidad de calidad y tiempo en la resolución del proyecto.

Los recursos disponibles no son perfectos en algunos casaos hay que perfeccionarlos, pulirlos y ello provoca un alargamiento del tiempo ha utilizar, pero que no puede sobrepasar el propuesto. Un retrazo es algo que debemos evitar, en el caso del personal atenderemos a las posibles enfermedades o problemas personales de los integrantes del equipo y en su efecto contar con un reemplazo o a la vez repartir la carga faltante entre los otros miembros de trabajo. En todos los casos debemos contar con el plan B, es decir evitar la perdida de calidad en el proyecto.

3.1.3 La planificación de costes.

La planificación de costes es directamente la correcta utilización del presupuesto financiero del que disponemos, encargado directamente por los contratantes del proyecto y administrado por los integrantes del equipo de trabajo del proyecto, entendiendo con ello lo siguiente:

Costes directos, es decir los que dependan para el desarrollo del proyecto, planificación y entrega pudiendo ser:

• Presupuesto del personal de trabajo: internos y externos.

• Costes de maquinaria, uso y arrendamiento de diversos equipos siempre y cuando no estén dentro de la empresa contratante, es decir si en la empresa que nos pide el desarrollo del proyecto no cuenta con esa clase de equipamiento y está es necesaria acudimos a la ayuda externa.

• Los costes específicos para la administración del proyecto: Planificación y control, reuniones de trabajo, telefonía, computación (equipo informático, impresoras, presentaciones, etc).

• Costes por almacenamiento de equipos o lugares de trabajo, siempre y cuando la empresa contratante así lo decida y fuese necesaria.

Y por costes indirectos podriamos estar mirando a los fáctores externos de trabajo, no necesariamente las reuniones de trabajo se realizan dentro de las instalaciones de la empresa contratante del proyecto, algunas veces debemos reunirnos en lugares de ocio para no fomentar el aburrimiento entra las dos partes de trabajo y familiarizarnos con la cupula empresarial a la cual debemos presentar el desarrollo final del proyecto, así ganaremos el fáctor familiar importantisimo para concluir éxitosamente nuestro proyecto.

3.2 Análisis de los fáctores de riesgos.

La observación de los posibles riesgos comienzan con la identificación de la idea inicial del proyecto y termina con la entraga del proyecto, los riesgos son problemas por resolver. El análisis de riesgo y su correcta administración es un proceso fijo, el cual se encuentra dentro del proyecto y abarca el tiempo total del proyecto desde su inici hasta su finalización.

Adicionalmente en la fase inicial del proyecto los diversos fáctores de riesgo son fácilmente reconocibles, su descripción es fundamental antes del desarrollo total del proyecto con eso evitamos la perdida de tiempo o el fracaso del proyecto en dicha parte. Los riesgos que nos encontremos deben analizarse de una manera rápida y segura, no todo es color de rosa enla resolución de los proyectos y en general en cualquier operación a la que nos encontremos.

El reconocimiento de un fáctor de riesgo conlleva un lapso de tiempo determinado del cual trataremos de aslir rápidamente o trabajar en su resolución paralelamente con el desarrollo en sí del proyecto, así no perderemos el tiempo y el presupuesto del que disponemos.

A su vez cada fáctor de riesgo es al mismo tiempo un nuevo chance en el que el riesgo es una semilla nueva para la mejora del proyecto, su optimización y una nueva alternativa para su conclusión, impregnando una defensa nueva en su desarrollo.

Cada riesgo es un mundo nuevo y su carga para el proyecto a tratar es diferente en todos sus aspectos, ello provoca un análisis real de la situación en la que nos encontremos desencadenando una serie de ventajas y desventajas al momento de equiparar esos resultados con los que queremos obtener en la entraga final. Mientras más temprano se detecten los riesgos, es decir su identificación en las primeras etapas, más eapido y pequenas serán las posibilidades directas de que el proyecto fracase.

Las classes de riesgos a las que nos podemos enfrentar son en la mayoria de los casos los siguientes:

• 1. Fáctores de tiempo: ejecución, desarrollo, planificación, etc.

• 2. Riesgos de capacidad, o lo que es de otra manera no sobrecargar la base fundamnetal del proyecto.

• 3. Los diferentes riesgos especiales y técnicos del proyecto.

• 4. Riesgos financieros.

• 5. Posibles riesgos legales en la ejecución del proyecto.

• 6. Los riesgos externos en el campo de trabajo del proyecto.

A pesar de ello poseemos de las siguientes técnicas para reconocer y resolver los problemas a los que nos enfrentemos:

• Como primer punto tenemos la localización del problema, es decir ubicar el posible problema y determinar de que clase es para ver como solucionarlo.

• En segundo lugar tenemos la valorización del problema, cada riesgo posee un valor determinado que puede provocar un efecto nocivo en el proyecto su correcta valoración ayudaria a evitar problemas mayores.

• Por tecer punto entendemos el motivo u orígen del problema, así nos preguntaremos si esté danará el resultado final , si su reconocimiento fue a tiempo y cómo saldremos de él. Aquí la situación es un poco complicada ya que el problema puede afectar directa o indirectamente el resultado final, debemos trabajar cuidadosamente en ello evitando caer en la situación de menosvalorizar al problema por pequeno que sea, ya que esté generara una reacción en cadena sobre el nervio central del proyecto:un proyecto enfermo puede no recuperarse y fracasar.

• El cuarto punto por tratar es la decisión de toleranza, aquí el jefe del proyecto se preguntará sí los danos que encontramos son constantes o están en movimiento con todo el proyecto y esté tendrá que tomar la decisión de detener, o de que manera corregir el problema contando con la ayuda externa de informaciones o proyectos anteriores y de la mejor manera continuar con el proyecto.

• El siguiente punto es canalizar las medidas correctivas y preventivas, después de la correcta identificación del problema determinaremos un plan emergente que esté acorde a nuestros presupuestos y recursos no sobrepasando el tiempo predispuesto en el plazo predispuesto. Las diferentes corrrecciones y sus aplicaciones dependerán únicamente del jefe del proyecto, él decide que hacer, cuando y la responsabilidad total del proyecto.

• Por último tenemos el control y revisión del problema,- todas esas medidas serán fielmente documentadas y repartidas entre todos los miembros del equipo de trabajo para en el futuro no enfrentarnos al mismo problema. La resolución del problema no será repetida dos veces si estémismo problema vuelve a presentarse. Esos datos son necesarios para avanzar a la meta final